Uuden asunto-osakeyhtiölain mukaan osakkeenomistajien on ilmoitettava etukäteen ja kirjallisesti taloyhtiöille suunnittelemistaan kunnossapito- ja muutostöistä ja taloyhtiöllä on oikeus valvoa töitä osakkaan kustannuksella. Vaikka vanhassa laissakin oli säännökset muutostöiden ilmoittamisesta, on uusi laki merkittävä muutos aikaisempaan. Osakkaiden ilmoitukset on arkistoitava pysyvästi ja tiedot ilmoituksista on merkittävä isännöitsijätodistuksiin. Ilmoitusvelvollisuus on myös laajentunut entistä pienempiin töihin ja ilmoituksen kirjallisuusvaatimus on muuttanut ilmoitusmenettelyä huomattavasti. Puhelinsoitto isännöitsijälle samana päivänä, kun kylpyhuoneremontti alkaa, ei ole enää riittävä menettely.
Mistä töistä osakkaiden on ilmoitettava
Lain mukaan osakkaan on ilmoitettava yhtiölle sellaisista kunnossapito- ja muutostyöstä, jotka voivat "vaikuttaa yhtiön tai toisen osakkeenomistajan vastuulla olevaan kiinteistön, rakennuksen tai huoneiston osaan taikka yhtiön tai toisen osakkeenomistajan osakehuoneiston käyttämiseen". Laki on sopivan ympäripyöreä, mutta sanamuotoilun keskiössä on vaikuttaa-sana.
Mikäli osakkaan työ kohdistuu suoraan yhtiön kunnossapitovastuulla oleviin rakennuksen osiin, kuten esimerkiksi vesiputkiin tai hanaan, on ilmoitusvelvollisuus selvä. Ainoastaan taulujen kiinnittämisestä seinille ja muista pikkuruuvauksista ei ilmoitusta tarvitse tehdä. Tulkinnanvaraisempi tilanne on silloin, kun työ kohdistuu osakkaan kunnossapitovastuulla oleviin rakennuksen osiin. Tällöin tulee mietittäväksi, mitä vaikutuksia työllä voisi olla väärin toteutettaessa yhtiön tai toisten osakkaiden vastuulla oleviin rakennuksen osiin tai voiko se aiheuttaa esimerkiksi pysyvää äänihaittaa toisiin huoneistoihin. Jotta ilmoitusvelvollisuutta ei ylimitoitettaisi, olisi syytä huomioida myös vaikutusten todennäköisyys. Vaikka työstä ei tehtäisi ilmoitusta, osakkaalla on vastuu toteuttaa työ siten, että yhtiön vastuulla olevat kiinteistön, rakennuksen tai huoneiston osat eivät rikkoudu.
Kiinteistöyhdistys on koonnut listan yleisimmistä osakkaiden töistä ja tulisiko niistä tehdä ilmoitus yhtiölle vai ei. Koska taloyhtiöt ovat erilaisia, tekee hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa viime kädessä ratkaisut ilmoitusvelvollisuuden laajuudesta. Esimerkiksi nykyistä tehokkaamman lieden asentaminen voi vaatia taloyhtiön luvan, jos huoneistojen ryhmäkeskuksille tulevien taloyhtiön yhteisten sähköjohtojen (sähkönousut) kapasiteetti ei riittäisi enää muille osakkaille vastaaviin muutoksiin.
Ilmoitukset etukäteen ja kirjallisesti
Ilmoitus on lain mukaan tehtävä etukäteen ja aina kirjallisesti. Useimmiten ilmoitus tehdään isännöitsijätoimiston lomakkeella. Kiinteistöyhdistys on myös julkaissut ilmoituslomakemallin.
Ilmoitus suunnitellusta kunnossapito- ja muutostyöstä
Osakas voi aloittaa työnsä vasta sen jälkeen, kun yhtiö on ensin käsitellyt ilmoituksen ja antanut luvan työn aloittamiseen. Ilmoitus kannattaa jättää yhtiölle vähintään kaksi viikkoa ennen suunniteltua työn aloitusajankohtaa. Ilmoituksen käsittelyaikaan vaikuttavat suunnitellun työn laatu ja laajuus sekä loma-ajat, joten käsittelyaika voi olla huomattavasti kahta viikkoa pidempikin. Lain perustelujen mukaan ilmoitukset tulisi käsitellä kohtuullisessa ajassa, jona pidetään enintään noin yhtä kuukautta ilmoituksen tekemisestä, lukuun ottamatta joulu- ja kesäloma-aikoja, jolloin vastaava aika voisi olla yleensä enintään noin kaksi kuukautta. Lain perustelujen mukaan tapauksesta riippuen kohtuullinen aika voi kuitenkin myös olla lyhyempi tai pidempi. Mikäli työ vaatii rakennusviranomaisen luvan, on varattava aikaa lupaprosesseille huomattavasti enemmän, koska ensin yhtiö päättää omasta luvasta ja tämän jälkeen vasta ryhdytään hakemaan viranomaislupia.
Ilmoitusvelvollisuuden ulottuessa varsin pieniin töihin, kuten astianpesukoneen asentamiseen, on yhdistyksessä pohdittu mahdollisuuksia keventää ja jouduttaa ilmoitusmenettelyä. Vaikka lain mukaan ilmoitus olisi tehtävä etukäteen, voisi taloyhtiö kuitenkin etukäteen päättää sallia tietyt työt ilmoitettaviksi jälkikäteen. Tällaisia töitä voivat olla vain sellaiset työt, joihin ensinnäkin voidaan antaa yleispätevät ehdot, toisekseen eivät tarvitse ammattilaisen tekeminä yhtiön valvontaa ja kolmanneksi eivät edellytä ilmoituksia muille osakkaille. Tällaisia töitä voisivat olla mm. sähkötyöt, hanojen uusiminen ja astianpesukoneen asentaminen.
Jälkikäteisilmoitusmahdollisuudesta ja töille asetettavista ehdoista tulisi päättää yhtiön hallituksessa. Kiinteistöyhdistys on laatinut mallilomakkeita töiden jälkikäteisilmoituksista.
Ilmoitus vesihanan uusimisesta
Ilmoitus astianpesukoneen
Ilmoitus sähköasennuksesta
Ilmoitus turvalukon asentamisesta
Ilmoituksessa oltava riittävät tiedot
Lain mukaan osakkaan ilmoituksessa on oltava sellaiset tiedot, joiden perusteella voidaan arvioida, noudatetaanko työssä hyvää rakennustapaa ja aiheutuuko työstä mahdollisesti vahinkoa tai muuta haittaa. Jos ilmoitus on puutteellinen, niin yhtiö joutuu pyytämään ilmoituksen täydentämistä, mikä viivyttää asian käsittelyä ja aiheuttaa lisäkuluja. Mikäli osakas ei täydennä puutteellista ilmoitusta, yhtiö voi joutua antamaan kielteisen lupapäätöksen. Pienessä työssä voi olla riittävää ilmoittaa töiden tekijät, tekoajankohdat ja käytettävät materiaalit sekä mahdollisesti tieto rakennusmateriaalinvalmistajan työohjeiden noudattamisesta. Isommissa töissä ilmoituksen tulee sisältää suunnitelmat, piirustukset, työtapaselostukset sekä mahdollisesti alustavat viranomaislupa-asiakirjat.
Parketin asentamisesta yhtiön on ilmoitettava alakerran osakkaalle
Jos muutostyö voi vaikuttaa toisen osakkaan huoneiston käyttämiseen esimerkiksi pysyvän äänihaitan muodossa, on yhtiön tehtävänä välittää osakkaan ilmoitus suunnitellusta työstä toiselle osakkaalle, jolla on itsenäinen oikeus päättää luvasta ja asettaa työlle ehtoja. Esimerkkinä tällaisesta olisi kerrostalossa alakerran huoneistoon yläkerran huoneiston muovimaton vaihtaminen parketiksi, joka voi aiheuttaa virheellisesti asennettuna äänihaittaa alakertaan. Toinen osakkeenomistaja ei voi kuitenkaan ilman vahingonkorvausvastuuta esittää perusteettomia ehtoja työlle tai perusteettomasti kieltää työtä. Toisella osakkaalla ei ole oikeutta valvoa työtä vaan yhtiö valvoo remontit yhtiön ja myös muiden osakkaiden puolesta.
Taloyhtiön päätöksenteko
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiön osakkaalle antamista kunnossapito- ja muutostyöluvista päättää yhtiön hallitus. Joskus lupa päätös saattaa edellyttää yhtiökokouspäätöstä. Hallitus voi myös harkintansa mukaan valtuuttaa isännöitsijän päättämään luvista tavanomaisissa osakkaiden remonteissa. Yhdistyksen tietojen mukaan vain pieni osa taloyhtiöiden hallituksissa on hoitanut ajoissa valtuutusasian kuntoon. On huomioitava, että jos hallitus ei valtuuta isännöitsijää päättämään luvista, on sen varauduttava kokoontumaan isommissa yhtiöissä jopa kerran kuukaudessa, jotta osakkaiden työilmoitukset voidaan käsitellä kohtuullisessa ajassa. Tällainen kokoustaminen on tarpeetonta ja isännöitsijöidenkin kannalta turhauttavaa. Hallituksen on tarpeen kokoontua vain poikkeuksellisissa tai viranomaislupia vaativissa töissä, joissa yhtiön kanta ei ole vakiintunut tai asia joudutaan viemää hallituksen esityksestä yhtiökokouksen päätettäväksi.
Hallituksen valtuuttaessa isännöitsijän tekemään lupapäätöksiä, suositeltavaa on, että nämä päätökset merkittäisiin tiedoksi seuraavan hallituksen kokouksen pöytäkirjaan esimerkiksi otsikon "isännöitsijän lupapäätökset osakkaiden kunnossapito- ja muutostöistä" alle. Hallitus voi myös sopia isännöitsijän kanssa, että isännöitsijä tiedottaa hallitukselle taloyhtiölle tulleista ilmoituksista jo ennen seuraavaa hallituksen kokousta, jolloin taloyhtiöllä olisi paremmat mahdollisuudet havaita osakkaiden luvattomat remontit.
Osakkaan työstä yhtiölle aiheutuvat kulut kuuluvat työtä tekevälle osakkaalle
Lain mukaan osakkeenomistaja vastaa yhtiölle työn valvonnasta ja ilmoituksen käsittelystä aiheutuvista kohtuullisista kuluista. Lain tarkoituksena on että kaikkien osakkaiden maksamista yhtiövastikkeita ei katettaisi yhtiölle osakkaiden omista remonteista aiheutuvia kuluja.
Taloyhtiöllä on oikeus valvoa, että osakkaan teettämät remontit toteutetaan rakennusta ja kiinteistöä vahingoittamatta ja hyvän rakennustavan mukaan. Yhtiön valvonnan järjestäminen ei ole pelkästään hallitukselle oikeus vaan myös velvollisuus silloin kun osakkaan työn laatu ja laajuus valvontaa edellyttävät. Valvonnan on oltava yhtiön kannalta riittävällä tavalla järjestetty, mikä tarkoittaa valvontakertojen määrää ja myös valvojan asiantuntemusta. Valvontaa ei saa kuitenkaan ylimitoittaa ja vain tarpeellisesta valvonnasta voidaan kulut laskuttaa osakkaalta. Yhtiön oikeus on valita käyttämänsä valvoja ja olisi suositeltavaa, että hallitus päättäisi etukäteen milloin osakkaan töitä valvotaan ja missä laajuudessa sekä kuka toimii niiden valvojana.
Myös ilmoituksen käsittelystä yhtiölle aiheutuvat kulut voidaan laskuttaa osakkaalta. Tällaisia kuluja voivat olla mm. isännöitsijäsopimukseen sisältyvät erillisveloitukset, tarpeelliset asiantuntijalausunnot ja hallitusten kokousten kokouspalkkiot, jos hallitus on joutunut kokoontumaan yksin osakkaan ilmoituksen vuoksi.
Hallituksen olisi huomioitava se, että pienimmissä osakkaan töissä pienikin lasku ilmoituksen käsittelykuluista voi olla osakkaalle kynnyskysymys sille tekeekö hän ilmoituksen vai jättääkö sen tekemättä. Tätä taustaa vasten hallitus voi sopia isännöitsijän kanssa ei-valvottavien töiden ilmoitusten käsittelystä aiheutuvien kulujen sisällyttämisestä normaaliin kuukausiveloitukseen. Jos osakkaan ilmoitus on puutteellinen, niin tästä aiheutuvat lisäkulut tulisi kuitenkin kuulua osakkaan maksettavaksi. Samoin kun työ on laadultaan ja laajuudelta sellainen, että se edellyttää valvontaa, laskutettaisiin myös käsittelykulut osakkaalta yhdessä valvontakulujen kanssa. Valvottavissa töissä isännöitsijän on käytettävä enemmän aikaa ilmoitukseen paneutumiseen ja mahdollisten ehtojen asettamiseen. Isännöitsijän aikaa kuluu myös valvonnan järjestämiseen.
Osakkaalta perittävien kulujen kohtuullisuutta arvioitaessa on pohdittava ovatko eurot oikeassa suhteessa valvonnan ja ilmoituksen käsittelyn työsuorituksiin. Kohtuullisuusarvioinnissa ei ole merkitystä kulujen suhteella osakkaan remonttikuluihin. Jotta osakkaalta laskutettavat valvontakulut eivät tulisi osakkaalle yllätyksenä, olisi yhtiön lupapäätöksessä esitettävä arvio valvontakustannuksista. Yleensä valvontakertojen määrä on arvioitavissa ja samoin valvojan laskutuksen määrä. Osakkaalta laskutettavat valvontakulut ja ilmoituksen käsittelykulut on laskutettava taloyhtiön nimissä, jotta voidaan myös myöhemmin todentaa valvojan olleen yhtiön asettama eikä osakkaan asettama.
Näistä töistä on ilmoitettava taloyhtiölle
Kylpyhuoneremontti
Saunaremontti tai uuden saunan rakentaminen
Suihkukaapin, kalustesaunan, höyrykaapin tai poreammeen asennus
Lämmityspatterin muutokset
WC-istuimen uusiminen
Vesihanojen muutokset
Viemäröintien muutokset
Keittiön kaappien vaihtaminen
Liesikuvun tai liesituulettimen asennus (Huom! Ei ilmanvaihtoon kytkemätön liesituuletin)
Astianpesukoneen tai pyykinpesukoneen asennus (Huom! Ei märkätiloissa valmiisiin pesukoneliitäntöihin)
Integroidun lieden tai lattialieden asennus (Huom! Ei tavallisesta lattialiedestä sähkömiehen asentamina valmiiseen liesirasiaan, ellei yhtiö ole toisin ohjeistanut)
Huoneiston väliseinien muutokset
Lattiamateriaalin vaihto toisentyyppiseksi
Parketti-, laminaatti-, laattalattian uusiminen samantyyppiseksi
Sähköpistorasioiden, -kytkimen ja -johdotuksien muutokset
Puhelin-, TV-, tiedonsiirtorasioiden ja -johdotusten muutokset
Sähkölämmityslaitteiden muutokset
Tulisijojen muutokset
Turvalukon asentaminen ulko-oveen
Parvekkeen lattian tai sisäpintojen maalaus
Parvekelasituksen tai markiisien asentaminen
Valokatteen tai terassin rakentaminen
Osakashallintaisilla piha-alueilla raja-aidan, pihavaraston, leikkimökin, pihavalaisimen rakentaminen tai asentaminen sekä puun tai raja-aidan istuttaminen
Näistä töistä ei ilmoiteta taloyhtiölle
Tavallisista maalaus- ja tapetointityöt huoneiston sisällä
Taulujen, ikkunalautojen, listojen, verhotankojen yms. kiinnittämiset
Kylmäkaappien ja pakastimien, valaisimien kytkentä sähköverkkoon
Lattialiesien kytkentä olemassa olevaan liesirasiaan ellei yhtiö ole toisin ohjeistanut (vaatii aina sähkömiehen ja osakkaan pyydettävä ja säilytettävä käyttöönottotarkastuspöytäkirja)
Saunan kiukaan uusiminen (vaatii aina sähkömiehen ja osakkaan pyydettävä ja säilytettävä käyttöönottotarkastuspöytäkirja)
Pyykinpesukone märkätilaan valmiisiin liitäntöihin
Sisäovien muutokset
Ulko-ovien ovisilmät, varmuusketjut, saranatapit, murtosuojaraudat yms. oveen kiinnitettävät varusteet
Kaapistot ja komerot (muualla kuin keittiössä)
Keittiön yläkaappi, jos ei vaikuta ilmanvaihtojärjestelmiin.
Keittiön kaappien ovien uusiminen
Muovimaton ja korkkilattian uusiminen samantyyppiseksi
Parkettilattian hionta
Sälekaihtimien asentaminen
Osakashallintaisella piha-alueella vähäiset istutukset
Kiinteistöyhdistyksen ilmoituslomakemallit
Ilmoitus suunnitellusta kunnossapito- ja muutostyöstä
Ilmoitus vesihanan uusimisesta
Ilmoitus astianpesukoneen
Ilmoitus sähköasennuksesta
Ilmoitus turvalukon asentamisesta
